Schulungsnachweis: Vorlage für Hygieneschulung, Allergene und Belehrung

Was in der Vorlage steht

Das Blatt heißt „Schulungsnachweis Personal – Wer wurde wann worin geschult“. Kopffelder sind Betrieb und Jahr. Der Hinweis darunter lautet sinngemäß: Jede Person, die mit Lebensmitteln arbeitet, muss in Lebensmittelhygiene geschult sein. Trag ein, wer wann welche Schulung gemacht hat, und leg das Zertifikat dazu.

So füllst du sie aus

• Alle Personen auflisten, die mit Lebensmitteln arbeiten, auch Aushilfen, Saisonkräfte und dich selbst.
• Pro Person und Schulung eine Zeile anlegen. Wer Hygiene, Allergene und Gesundheitsbelehrung gemacht hat, bekommt drei Zeilen oder einen Sammeleintrag.
• Das Datum vom Zertifikat übernehmen.
• Die nächste Fälligkeit ausrechnen und eintragen.
• Zertifikat ablegen und den Haken setzen.
• Die Person unterschreiben lassen. Bei Neueintritt gleich eine neue Zeile anlegen.

Wie oft und wie lange aufbewahren

Hier gibt es klare Vorgaben. Die österreichische Leitlinie für die Personalschulung sagt: Jeder Mitarbeiter ist mindestens einmal im Jahr bzw. bei Neueintritt oder Veränderung des Aufgabengebietes zu schulen. Und: Der Schulungsnachweis muss mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden.

Die Leitlinie beschreibt auch, was die Dokumentation umfassen soll: Ort, Datum und Uhrzeit der Schulung, die Teilnehmer, das Schulungsthema, die Schulungsdauer und die Vortragenden, als Liste mit Unterschrift der Teilnehmer. Die Vorlage deckt Name, Thema, Datum und Unterschrift ab. Dauer, Ort und Vortragende stehen bei einer externen Schulung üblicherweise auf dem Zertifikat oder der Teilnahmebestätigung. Bei internen Schulungen schreibst du sie dazu. Mehr zu den Intervallen steht im Ratgeber Hygieneschulung in Österreich: wer und wie oft.

Was die Lebensmittelkontrolle daran interessiert

Die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verpflichtet den Betrieb, sein Personal in Lebensmittelhygiene zu unterweisen oder zu schulen. Bei der Kontrolle musst du das belegen können: wer, wann, zu welchem Thema.

Mit der Liste findest du das in Sekunden, statt in einem Stapel Zertifikate zu blättern. Das Kontrollorgan kann die Liste mit dem Dienstplan vergleichen. Steht dort jemand, der in der Liste fehlt, ist das der Punkt, an dem nachgefragt wird.

Typische Fehler

• Nur das Stammpersonal steht in der Liste, Aushilfen und Saisonkräfte fehlen.
• In der Liste ist der Haken gesetzt, das Zertifikat ist aber nicht auffindbar.
• „Nächste fällig am“ bleibt leer, die Auffrischung wird übersehen.
• Die Unterschrift fehlt.
• Die Liste vom Vorjahr wird weggeworfen, obwohl der Nachweis mindestens 3 Jahre aufzubewahren ist.

Teil des Gratis-Pakets

Der Schulungsnachweis ist Blatt 11 der Excel-Datei. Du bekommst ihn im Paket mit dem HACCP-Jahres-Check und 12 Eigenkontroll-Vorlagen, als PDF zum Ausdrucken und als Excel zum Anpassen. Das kostet nichts. Du trägst Name und E-Mail ein, stimmst Angeboten per E-Mail zu und erhältst den Download-Link per E-Mail.

Im HACCP-Jahres-Check fragt Abschnitt B genau das ab, was in dieser Liste steht. Fehlt eine Schulung, trägst du das im Blatt Abweichungen und Maßnahmen ein und holst sie nach: LM-SAFE deckt Hygiene, Allergene und Gesundheitsbelehrung in einer Online-Schulung ab, um 119,90 €, in unter einer Stunde und mit Zertifikat per E-Mail. Für mehrere Mitarbeiter gibt es Firmenlösungen.

Häufige Fragen

Quellen

• Leitlinie für die Personalschulung
• Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene (Artikel 5: Eigenkontrolle nach HACCP-Grundsätzen, Anhang II)
• WKO: Übersicht der österreichischen Lebensmittelhygiene-Leitlinien

Diese Seite fasst die Rechtslage in Österreich zusammen (Stand: 11. Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die verlinkten Vorschriften und die Auskunft deiner Lebensmittelaufsicht.